Datenschutzerklärung

Gültig ab · 4. September 2026

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie NORMALIC OÜ (Registernummer 17483468, Adresse Spektri tn 6, Tartu 50411, Estland, E-Mail info@normalic.com; NORMALIC oder wir) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung der NORMALIC-Softwareplattform (die Plattform) verarbeitet.

1.2. Die Datenschutzerklärung gilt in erster Linie für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Vertretern, Ansprechpartnern und Plattformnutzern unserer Geschäftskunden (des Kunden) sowie von Besuchern unserer Website.

1.3. Wenn NORMALIC personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden und Anweisungen als Auftragsverarbeiter verarbeitet - zum Beispiel Betreiberdaten, die in den Produktionsdaten des Kunden enthalten sind -, unterliegt eine solche Verarbeitung in erster Linie der zwischen den Parteien geschlossenen Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA). In solchen Fällen gibt diese Datenschutzerklärung nur einen allgemeinen Überblick.

1.4. Großgeschriebene Begriffe, die nicht in dieser Datenschutzerklärung definiert sind, haben die Bedeutung, die ihnen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Normalic-Website (die Bedingungen) gegeben wird.

1.5. Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, ist NORMALIC der Verantwortliche.

1.6. Für datenschutzrechtliche Anfragen wenden Sie sich bitte an privacy@normalic.com.

2. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

2.1. Informationen zu Kundenkontakten und Vertretern:

vor- und Nachname, Position und Arbeitgeber;
e-Mail-Adresse und Telefonnummer; und
den Inhalt von Mitteilungen, wie Korrespondenz, Anfragen und Besprechungsnotizen.

2.2. Plattformkonto und Nutzungsinformationen:

benutzername, E-Mail-Adresse, Rollen- und Plattformberechtigungen;
anmeldedaten, Anmeldezeiten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen; und
Plattformnutzungsprotokolle, wie die verwendeten Ansichten und Funktionen, einschließlich des Inhalts von Gesprächen mit dem Normalic Assistant.

2.3. Produktionsdaten, die vom Kunden zur Erbringung der Dienstleistung übermittelt wurden. Produktionsdaten bestehen im Allgemeinen aus Maschinen-, Prozess- und Produktionsdaten, können aber in einigen Fällen Informationen zu einzelnen natürlichen Personen enthalten, wie z. B. bestimmte Bediener, einschließlich:

eine Bedienerkennung oder einen Namen, der einer bestimmten Arbeitsstation oder Schicht zugeordnet ist; und
leistungs-, Ausfallzeit- und Fehlerdaten, die einem bestimmten Bediener zugeordnet sind.

NORMALIC verarbeitet diesen Teil der Produktionsdaten im Allgemeinen als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden. Die Bedingungen einer solchen Verarbeitung - einschließlich ihrer Zwecke, Dauer und Sicherheitsmaßnahmen - sind in der Datenschutzvereinbarung zwischen den Parteien näher festgelegt. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Mitarbeiter zu informieren und sicherzustellen, dass eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

2.4. Rechnungs- und Vertragsverwaltungsdaten, einschließlich Rechnungsempfängerdaten, Bankkontoinformationen und Zahlungshistorie.

2.5. Website-Besucherdaten, einschließlich Cookies und ähnlicher Technologien, die in unserer Cookie-Richtlinie.

2.6. Für die erstmalige Sprachauswahl kann die Website den Ländercode eines Besuchers von ipapi.co unter Verwendung der IP-Adresse des Besuchers anfordern. Normalic erhält nur den Ländercode und öffnet damit die deutschsprachige Seite automatisch für Besucher in Deutschland. Die gewählte Sprache und ein temporärer Prüfvermerk werden im Browser des Besuchers gespeichert. Über den Sprachwähler können Besucher die automatische Auswahl jederzeit außer Kraft setzen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Abschluss und Erfüllung der Vereinbarung und Bereitstellung des Dienstes, einschließlich der Verwaltung von Kontakten, Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten und Bereitstellung von Kundensupport. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO und unser berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Geschäftsbeziehung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Bereitstellung von Funktionen für die Plattform und den Normalic Assistant, einschließlich der Analyse von Nutzungsprotokollen, um die Serviceleistung und -sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigte Interessen nach Artikel 6(1)(b) und 6(1)(f) DSGVO.
Abrechnung und Einhaltung von Abrechnungspflichten. Rechtsgrundlage: Einhaltung einer rechtlichen Verpflichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO und Erfüllung eines Vertrages nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
Schutz der Sicherheit des Dienstes und der Plattform sowie Verhinderung von Betrug und Missbrauch. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen nach Artikel 6Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Marketing und Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Geschäftskunden, wie Newsletter und Produktupdates. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen in Bezug auf Geschäftskontakte oder Einwilligung, sofern gesetzlich vorgeschrieben. Jede Marketing-Nachricht enthält eine Option zum Abbestellen.
Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen nach Artikel 6Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Auswahl der relevantesten Website-Sprache basierend auf dem Land und Erinnerung an die Wahl des Besuchers. Rechtsgrundlage: Das berechtigte Interesse von Normalic, die Website in einer geeigneten Sprache gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO darzustellen.

4. Quellen personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten in erster Linie direkt von der betroffenen Person, wie z. B. Informationen, die von einer Kontaktperson bei Abschluss des Vertrags bereitgestellt werden, und vom Kunden, wie z. B. Informationen, die zur Erstellung von Benutzerkonten und Produktionsdaten erforderlich sind. Bestimmte technische Daten, einschließlich IP-Adressen und Geräteinformationen, werden automatisch erfasst, wenn die Plattform oder Website verwendet wird.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Wir können Auftragsverarbeiter mit dem Umgang mit personenbezogenen Daten beauftragen, einschließlich:

cloud-Service- und Hosting-Anbieter;
anbieter von künstlicher Intelligenz und LLM-Diensten, die für den Betrieb des Normalic Assistant und der Analysefunktionen verwendet werden;
anbieter von Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltung und IT-Support; und
IP-Land-Lookup-Anbieter ipapi.co, der nur für die anfängliche Auswahl der Website-Sprache verwendet wird; und
rechtsberater, Wirtschaftsprüfer und andere professionelle Berater, wenn dies zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist.

Wir schließen Datenverarbeitungsvereinbarungen mit unseren Auftragsverarbeitern ab, um ein Schutzniveau zu gewährleisten, das der DSGVO entspricht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Wir können personenbezogene Daten auch an eine zuständige Behörde weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wenn sich ein Auftragsverarbeiter, z. B. ein Cloud- oder KI-Dienstleister, außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befindet oder Daten verarbeitet, implementieren wir geeignete Sicherheitsvorkehrungen für die Übertragung. Dazu können von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder ein anderer im Rahmen der DSGVO anerkannter Übertragungsmechanismus gehören.

7. Speicherdauer personenbezogener Daten

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie verarbeitet wurden, oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist:

kontaktinformationen für die Laufzeit des Vertrags und drei Jahre nach dessen Beendigung, entsprechend der Verjährungsfrist für Ansprüche;
nutzungsprotokolle und technische Daten für bis zu 12 Monate, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist erforderlich, um einen Sicherheitsvorfall zu untersuchen;
buchhaltungsunterlagen für sieben Jahre in Übereinstimmung mit dem estnischen Rechnungslegungsgesetz; und
Produktionsdaten, einschließlich aller darin enthaltenen personenbezogenen Daten, für den in der DPA vereinbarten Zeitraum, in der Regel für die Laufzeit der Vereinbarung, nach deren Ablauf die Daten gemäß der DPA gelöscht oder anonymisiert werden.

8. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO hat jede betroffene Person das Recht:

informationen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu erhalten und Zugriff darauf zu verlangen;
um die Korrektur unrichtiger persönlicher Daten zu beantragen;
die Löschung zu verlangen, wenn nach der DSGVO eine Löschungsgrundlage besteht;
Einschränkung der Verarbeitung anfordern
der Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen;
die Datenübertragbarkeit anzufordern, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt;
die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen; und
beschwerde bei der estnischen Datenschutzbehörde einreichen (info@aki.ee, www.aki.ee) oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter Verwendung der Angaben in Ziffer 1.6. Wenn wir als Verarbeiter personenbezogener Daten fungieren, die in Produktionsdaten enthalten sind, werden wir die Anfrage in der Regel an den Kunden als Verantwortlichen weiterleiten oder den Kunden bei der Beantwortung gemäß der Datenschutzvereinbarung unterstützen.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugte Weitergabe und unbefugten Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen die Verwaltung von Zugriffsrechten, Verschlüsselung während der Übertragung und/oder im Ruhezustand, regelmäßige Backups und Mitarbeiterschulungen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Der Normalic Assistant und die Analysefunktionen der Plattform liefern Empfehlungen und Analysen, die die Entscheidungen der Produktionsleiter und Mitarbeiter des Kunden unterstützen sollen. Die Plattform trifft keine automatisierten Entscheidungen über Personen, die rechtliche oder ähnlich signifikante Auswirkungen haben, wie z. B. Beschäftigungsentscheidungen. Die Verantwortung für solche Entscheidungen verbleibt immer bei einer Person.

11. Änderungen zu dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, auch als Reaktion auf Gesetzesänderungen oder die Entwicklung des Dienstes. Wesentliche Änderungen werden wir dem Kunden innerhalb angemessener Frist mitteilen. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website und/oder Plattform verfügbar.

12. Kontakt

Bei Fragen oder Wünschen wenden Sie sich bitte an NORMALIC OÜ unter info@normalic.com oder Spektri tn 6, Tartu 50411, Estland.

13. Website-Cookies und Kontaktformular

13.1. Nachdem ein Besucher eine Auswahl getroffen hat, speichert die öffentliche Website von Normalic das First-Party-Cookie normalic_cookie_consent 180 Tage, um sich separate Präferenzen für das Kontaktformular und die B2B-Website-Analyse zu merken. Dieses Cookie selbst verfolgt nicht das Surfverhalten.

13.2. Das eingebettete Pipedrive-Kontaktformular und seine Sicherheitsmechanismen werden erst nach Einwilligung des Besuchers geladen. Pipedrive, Cloudflare und Google reCAPTCHA dürfen mit Einwilligung technische Daten, wie z.B. die IP-Adresse und Browserinformationen, sowie Informationen zur Anzeige oder Nutzung des Formulars verarbeiten. Die Namen, Zwecke und Aufbewahrungsfristen der verwendeten Cookies sind in unserer Cookie-Richtlinie.

13.3. Der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und die Nachricht, die freiwillig über das Kontaktformular übermittelt werden, werden verarbeitet, um auf die Anfrage zu antworten und eine mögliche Geschäftsbeziehung vorzubereiten. Abhängig von den Umständen besteht die Rechtsgrundlage darin, auf Anfrage der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags oder des berechtigten Interesses von Normalic an der Beantwortung von Geschäftsanfragen Schritte zu unternehmen. Die Zustimmung zu Kontaktformular-Cookies ist getrennt von der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die über das Formular übermittelt werden.

13.4. Besucher können die Zustimmung zu optionalen Cookies jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website widerrufen. Der Widerruf verhindert, dass die betreffenden optionalen Dienste in Zukunft geladen werden können. Bereits gespeicherte Cookies und Local-Storage-Einträge können über Browsereinstellungen gelöscht werden.

13.5. Wenn der Besucher separat einer Analyse zustimmt, verwendet die Website die Leadfeeder Web Visitors-Technologie von Leadfeeder Finland Oy, Teil der Leadfeeder Group GmbH, um Unternehmen zu identifizieren, die die Website besuchen, und das B2B-Browsing-Verhalten zu analysieren. Dies kann die Verarbeitung der IP-Adresse des Besuchers, eine zufällige Besucherkennung, Verkehrsquellen- und Kampagneninformationen, aufgerufene Seiten sowie Datum, Uhrzeit und Dauer der den Besuch. Normalic ist der Controller für diese Verarbeitung und Leadfeeder fungiert als Prozessor.

13.6. Das Leadfeeder-Tracking-Skript wird vollständig blockiert, bis die Zustimmung zur Analyse erteilt wird. Rechtsgrundlage für die Analyse ist die Einwilligung des Besuchers gemäß Artikel 6Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Durch den Widerruf der Einwilligung wird verhindert, dass das Tracking-Skript in Zukunft geladen wird. Zuvor gespeicherte Leadfeeder-Cookies und Local-Storage-Einträge von Erstanbietern können über die Browsereinstellungen entfernt werden.